Fatturazione Elettronica

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica o fattura PA è la sola tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni a partire dal 6 giugno 2014.

Le caratteristiche principali di una fattura elettronica sono:

Cos’è il Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate in collaborazione con Sogei Spa, che assolve ai seguenti compiti:

Come si invia la fattura elettronica

Come abbiamo detto l’unico modo per inviare una fattura elettronica è utilizzare il Sistema di Interscambio e l’unico formato accettato è quello XML come stabilito dalle linee guida dell’Agenzia delle Entrate. Per l’invio di un lotto di fatture, è possibile utilizzare un file archivio in formato ZIP, in questo caso non è il file archivio a dover essere firmato e marcato, ma ogni singolo file XML al suo interno.

In generale i passaggi possono essere così schematizzati:

Notifiche del Sistema di Interscambio

La procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche può essere schematizzata nei punti seguenti:

La fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta dalle Amministrazioni solo in seguito al rilascio della ricevuta di consegna da parte del Sistema di Interscambio. Tale ricevuta attesta sia l’emissione della fattura elettronica, sia l’avvenuta ricezione da parte dell’Amministrazione interessata.

Conservazione delle fatture

Per legge ogni fattura deve essere conservata nella stessa forma in cui è stata emessa, per questo la fattura elettronica deve essere conservata in formato digitale. La conservazione deve mirare a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Come detto in precedenza, le fatture sono corredate delle ricevute di presa in carico e accettazione, nonché delle notifiche che il Sistema di Interscambio invia nel corso del ciclo di vita della fattura. Sebbene l’obbligo di conservazione sostitutiva riguardi soltanto le fatture, è consigliabile conservare anche le comunicazioni ricevute dal Sistema, come ulteriore garanzia.

Figura fondamentale nella conservazione sostitutiva è quella del “Responsabile”, colui che apponendo la propria firma digitale e la marca temporale, garantisce il corretto svolgimento della procedura. Il Responsabile della conservazione essenzialmente è identificato con il contribuente che però può affidare tale compito sia ad una terza persona fisica (come un socio o un amministratore) che ad una persona giuridica (come società, associazioni, fondazioni e simili ).

La scelta di affidare a terzi il servizio di conservazione sostitutiva è senza dubbio la scelta più comune, soprattutto per quanto riguarda le piccole e medie imprese, data la grande mole di compiti, responsabilità e competenze che questa figura deve avere.

Precisamente, i suoi compiti sono:

Inoltre il responsabile deve rendere disponibili i documenti conservati in qualunque momento, che possono essere esibiti su supporto cartaceo o per via telematica. Le fatture archiviate dovranno poter essere ricercate secondo cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche tra questi.

La responsabilità fiscale e tributaria resta a carico del contribuente, mentre quella operativa è del Responsabile.

La legge impone infine che venga comunicato il luogo di conservazione elettronica delle fatture, nonché dei registri e degli altri documenti. 

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